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Connaissez-vous l’adage : « tout ce qui est décidé trop tard est toujours trop cher » ?
Pour réserver les meilleurs guides, les meilleures voitures, les hébergements au meilleur rapport qualité-prix, il est recommandé de commencer à prévoir son séjour entre un an et 5 mois à l’avance.
Il faut simplement prendre en compte que d’une année à l’autre il y aura peut-être une modification des tarifs de certains hôtels ou une nouvelle taxe gouvernementale entrant en vigueur.
Mais en-deça de 4 mois, il est parfois difficile, surtout pour un séjour en haute saison, de trouver de bons compromis entre le budget prévu et les hébergements encore disponibles. Vous risquez de devoir choisir entre le camping et le grand resort car les petits hôtels de charme sont complets !

Il n’est pas rare qu’on nous demande plusieurs devis pour comparer les tarifs entre un circuit avec ou sans safari au Serengeti, ou avec ou sans telle ou telle excursion. Lorsque l’on travaille à des programmes sur mesure, cela représente une masse de travail importante. C’est pourquoi il est préférable de connaître votre budget global et vos souhaits, pour cerner votre demande dès le début et vous proposer rapidement un programme qui corresponde à vos attentes. Il sera toujours temps après lecture du premier programme, de faire une modification. Rien de tel qu’un petit échange téléphonique pour être surs de bien se comprendre !

C’est la réponse la plus compliquée à donner, car cela varie tellement en fonction de nombreux critères ! Et si un devis sur mesure nous prend quasiment une journée entière, il y a une bonne raison. D’abord vous êtes unique et il est faux de prétendre que tout le monde souhaite la même prestation. Ensuite votre budget et vos envies ne sont pas toujours cohérents, c’est normal ! Il nous faut donc partir d’une base. Cette base de construction de votre séjour, c’est le budget limite que vous souhaitez allouer au séjour sur place, hors vols internationaux. Il n’est pas question de chercher à l’atteindre, mais nous saurons pendant l’élaboration du circuit, ce qui est envisageable, ce qu’on peut inclure ou non. Alors, vous voulez un chiffre ? D’accord, sur une base de combien d’adultes, d’enfants, de jours sur place, de nombre de parcs, quels parcs, à quelle saison et quel type d’hébergement ? Finalement, n’est-ce pas plus simple de nous donner un budget que de répondre à mille questions ?

Nous proposons un règlement sans frais par virement bancaire, mais si vous souhaitez régler par CB nous passons par une plateforme en ligne qui prend 1,5€ par tranche de 100€. Vérifiez bien que tous les participants soient couverts par votre assurance, si vos enfants ne dépendent plus de votre foyer fiscal, cela ne fonctionne pas pour eux ! 
Nous proposons des assurances avec notre partenaire Chapka Assurances, spécialisé dans le voyage. Hormis les plafonds qui sont plus hauts que les assurances de CB, ils ont la particularité de couvrir même la plongée et les treks à 6000 mètres, ce qui n’est pas très courants chez les assureurs !

Notre partenaire Chapka Assurances propose plusieurs formules :

• L’assistance médicale-rapatriement qui couvre un accident ou une maladie pendant le séjour, est une condition de réservation avec nous. Vérifiez si vous en avez déjà une, peut être avec la CB qui a été utilisée pour régler les billets d’avion. Nous vous demandons de fournir une attestation, ou bien de souscrire avec nous.
• L’annulation-interruption de séjour qui couvre en cas d’annulation avant départ pour tout évènement fortuit garanti dans les Conditions Générales de Ventes de l’assurance, et toute prestation non consommée en cas d’interruption de séjour.
• La multirisque, qui couple les deux assurances ci-dessus à tarif préférentiel.
• La complémentaire CB, qui permet d’augmenter les plafonds de votre assurance CB qui sont souvent limités.
• Demandez – nous un devis ou le tableau des garanties ! Ou pour toute question spécifique, appelez un expert de Chapka Assurances au 01 74 85 50 50

La première étape est entre nos mains : nous procédons à la vérification des disponibilités des hôtels aux dates fixées. Si un hébergement affiche complet, nous vous proposons une alternative.
Entre temps vous pouvez nous envoyer les copies des passeports de chaque participant, une copie de vos billets d’avion et votre adresse postale.
Il faut également décider si vous souscrivez une assurance avec nous ou utilisez la votre.
Vous recevrez des informations pour préparer votre séjour jusqu’au jour du départ, et nous serons toujours disponibles par messagerie pendant le déroulement de votre séjour.
Une fois tous les hôtels retenus, vous recevez un contrat à remplir et retourner signé, où seront indiqués les montants d’acompte et solde et nos coordonnées bancaires. Le premier règlement sert de validation de votre inscription.